Pengertian
dan contoh Six Sigma
Metodologi Six Sigma pertama kali diperkenalkan oleh
Motorola pada tahun 1987 oleh seorang Engineer yang bernama Bill Smith dan
mendapat dukungan sepenuhnya oleh Bob Galvin sebagai CEO Motorola pada saat itu
sebagai Strategi untuk memperbaiki dan meningkatkan proses serta pengendalian
kualitas (Proses Improvement and Quality Control) di perusahaannya. Six
Sigma mulai terkenal dan menjadi Populer di seluruh dunia setelah Jack Welch
mempergunakannya sebagai
Bisnis Strategi di General Electric (GE) pada
tahun 1995. Six
Sigma adalah suatu metodologi yang dipergunakan untuk melakukan upaya perbaikan
dan peningkatan proses yang berkesinambungan atau terus menerus (Continuous
Improvement). SIX SIGMA berasal dari kata SIX yang berarti enam (6) dan
SIGMA yang merupakan satuan dari Standard Deviasi. semakin tinggi Sigma-nya
semakin rendah pula tingkat kecacatan atau kegagalannya. Seperti Tabel konversi
Sigma dibawah ini.
Strategi
yang dilakukan oleh Six Sigma adalah :
- Fokus terhadap Kepuasan dan Kebutuhan Pelanggan (Customer Focused)
- Menurunkan tingkat kecacatan (Reduce Defect)
- Berkisar di sekitar Pusat Target (Center around Target)
- Menurunkan Variasi (Reduce Variation)
Konsep
dasar dari Six Sigma sebenarnya berasal dari gabungan Konsep TQM (Total Quality
Management) dan Statistical Process Control (SPC) dimana kedua konsep tersebut
berasal dari pemikiran-pemikiran para pakar seperti Deming, Ishikawa, Walter
Shewhart dan Crossby. Dalam perkembangannya, Six Sigma yang mulanya adalah
sebuah metric berkembang menjadi sebuah Metodologi dan saat ini sudah
menjadi sebuah Sistem Manajemen.
Dalam
Penerapan Six Sigma, target atas kecacatan atau kegagalan proses dikontrol
dalam target 3,4 DPMO (Defects per Million Opportunities atau Kegagalan
per sejuta kesempatan) yang artinya dalam 1 Juta unit produk yang diproduksi
hanya ada 3,4 unit yang cacat. Berarti perusahaan memproduksi produk dengan
tingkat kepuasan pelanggan mencapai 99,9997%.
Tingkatan
Posisi bagi orang dalam Metodologi Six Sigma adalah :
1. Champion / Sponsor
(Top Management)
2. Master Black Belt
3. Black Belt
4. Green Belt
5. Team Members (Anggota
Team)
6. Proses Owner (Pemilik
atau orang yang mengerjakan proses)
5
Tahapan dalam Six Sigma
1. DEFINE
Untuk mendefinisikan dan menyeleksi
permasalahan yang akan diselesaikan beserta Biaya, manfaat dan dampak terhadap
Pelanggan (customer).
Alat-alat (Tools) yang digunakan dalam
tahapan Define ini antara lain :
1. Function Deployment
Process Map
2. SIPOC Map (Diagram
Supplier, Input, Proses, Output dan Customer)
3. Pareto Chart
4. FMEA (Failure Mode
Effect Analysis)
5. Affinity Diagram
6. Relation Diagram
7. Cause and Effect
Analysis (Fishbone Chart dan Cause and Effect Matrix)
2. MEASURE
Tahapan Pengukuran terhadap
Permasalahan yang telah didefinisikan untuk diselesaikan.
Alat-alat (Tools) yang digunakan dalam
tahapan Measurement adalah :
1. Cause and Effect
Analysis (Fishbone Chart dan Cause and Effect Matrix)
2. Probability
Distributions (Distribusi Probabiliti)
3. Basic Statistic
seperti Mean, Median dan Modus
4. Gage Reproducibility
and Repeatability (GR&R)
5. Process Capability
3. ANALYSIS
Tahapan untuk menemukan solusi untuk
memecahkan masalah berdasarkan Root Cause (Akar Penyebab) yang telah di identikasikan.
Alat-alat (Tools) yang digunakan dalam
tahapan Analysis adalah :
1. Uji Hipotesis
(Hypothesis Testing)
2. Regression
3. Correlation Analysis
4. ANOVA (Analysis of
Variance)
5. Multi-Vari Analysis
6. Contingency Table
4. IMPROVE
Melakukan tindakan perbaikan terhadap
permasalahan tersebut dengan melakukan pengujian dan percobaan untuk dapat
mengoptimasi kan solusi tersebut sehingga benar-benar bermanfaat untuk
menyelesaikan permasalahan yang kita alami.
Di Tahap Improvement, alat yang digunakan
adalah DOE atau Design of Experiment yang terdiri dari :
1. Factorial Design
2. General Full
Factorial Design
3. Fractional Factorial
Design
5. CONTROL
Untuk
menetapkan Standarisasi serta mengontrol dan mempertahankan Proses yang telah
diperbaiki dan ditingkatkan tersebut dalam jangka panjang dan mencegah potensi
permasalahan yang akan terjadi di kemudian hari ataupun ketika ada pergantian
proses, tenaga kerja maupun pergantian manajemen.
Contoh penerapan Six Sigma pada Pemerintahan:
Sebagai
seorang wajib pajak, tentu akan merasa kecewa bila harus berlama-lama
mengantriuntuk melaksanakan kewajibannya. Apa yang dialami wajab pajak tersebut
adalah satu dari sekianbanyak masalah yang umum terjadi di KPP, dan biasanya
pihak KPP melakukan pendekatan firefighting seperti menambah jumlah pegawai
frontliner,
atau bahkan memberikan kursi tambahan. Solusi-solusi tersebut tidak akan
menyelesaikan masalah sampai ke akarnya, seperti fenomena gunung es,
puncak
es yang terlihat hanya sebagian kecil dari seluruh ketidak beresan sistem.
Jadi, masalah ini harus dilihat secara menyeluruh untuk bisa diselesaikan.
Berikut ini adalah penyelesaian masalah tersebut dengan menggunakan metodologi
Six Sigma:
Define
Kepuasan
wajib pajak menentukan keberhasilan tugas KPP dalam melayani masyarakat.
Didalam fase ini, analis menentukan seberapa kecewa wajib pajak dan berapa lama
waktu yangdibutuhkan wajib pajak untuk tidak kecewa.
Measure
Menentukan
dimana masalah berada saat ini. Kegiatan ini meliputi pengambilan data
rata-rata antrian dan waktu proses pelayanan.
Analisis
Menganalisa
kenapa waktu proses lama, dengan menggunakan tool brainstorming
Dan
kemudian divalidasi menggunakan analisa data dan proses. Disini pula perhitungan
sigma (deviasi) dilakukan.
Improve
Sumber
penyebab yang ditemukan menjadi dasar untuk mencari solusi. Kemudian mengimplementasikan
nya dalam skala kecil.
Control
Ketika
tindakan perbaikan berhasil mengurangi waktu proses dan membuat pekerjaan pegawai
lebih mudah, langkah selanjutnya adalah membakukan sistem agar masalah tidak
kembali lagi.
Sumber:
